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Comment se préparer à l'après-crise ?

Publiée le 06/05/2020
Le début du déconfinement devrait commencer le 11 mai. Dans l’attente des annonces gouvernementales, les collectivités et organismes publics se préparent à l’après-crise et à la reprise de leurs activités.
 

Picto vidéo - SMACL Assurances La minute web : les singularités de la crise Covid-19

 
 
 

Picto focus - SMACL Assurances Comment préparer le retour "à la normale" ?


Adenium spécialiste de la continuité d'activité et de la résilience organisationnelle livre ses conseils dans un guide en téléchargement gratuit :

1. Préparer la reprise d’activité rapidement.
Un retour à une situation normale se prépare durant la crise, pour gagner du temps au redémarrage des activités.

2. Communiquer les procédures de retour à la normale.
Tous les publics doivent être destinataires des informations : agents, IRP, élus, administrés, prestataires,… 
 

3. Apporter un soutien moral aux collaborateurs qui ont pu être affectés par l’évènement.
Les conséquences psychologiques peuvent être multiples : stress, anxiété, dépression, nervosité…

4. Effectuer les mises à jour sur les postes de travail.
Et vérifier que les postes n’ont pas subi de dommages tels que des cyberattaques.

5. Établir un ordre de reprise de ses activités.
Dans le cas précis des collectivités, la reprise d’activités est soumise au plan gouvernemental de déconfinement.

6. Capitaliser sur les bonnes pratiques et trouver des solutions pour les aspects ayant moins bien fonctionné, le but étant d’être plus efficace lors de la prochaine crise.
 
> Pour en savoir plus sur le guide

Source : Mise en œuvre d’un Plan de Reprise d’Activité (PRA) en téléchargement gratuit
 

Picto interview - SMACL Assurances Point de vue des experts


Interview Daniel Schmitt - SMACL Assurances

Daniel Schmitt, directeur d’Haganis (Metz)


Les chaînes de tri ont tourné à vide régulièrement pour éviter une casse machine au redémarrage de l’activité.


 
En 2009, j’ai réalisé un PCA propre à la pandémie H1N1, qui nous a servi de base au début de la crise Covid-19. Nous avons ajusté ce document au fur et à mesure du confinement au regard de la durée de la crise, des roulements de personnel, des contraintes réglementaires évolutives et des précisions à apporter en fonction des activités d’Haganis. En effet, nous gérons deux grandes activités : l’assainissement pour les 44 communes de la Métropole de Metz et le traitement des déchets (déchetteries, centres de tri, valorisation énergétique). En ce qui concerne la valorisation énergétique, nous avons des partenariats avec des collectivités sur l’ensemble du département de la Moselle.

Au-delà des documents de prévention de type PCA, nous avons une exigence de qualité et de continuité de service qui est inhérente à notre politique d’amélioration continue. Nous sommes certifiés ISO 9001, ISO 14001 et ISO 50001, propre au secteur de l’énergie. Nous n’avons pas de lien direct avec la population mais avec les collectivités qu’il a fallu rassurer sur le maintien de la permanence de nos services. Malgré le confinement, les services liés à la prévention de l’insalubrité devaient être maintenus. Ainsi nous avons eu des demandes de collectivités qui, pour des mesures de sécurité, préféraient l’incinération des déchets à l’enfouissement de ces derniers. Nous avons répondu à leur demande évidemment.
À 100 % pour l’assainissement, nous avons mis en place un fonctionnement par roulement en maintenant bien entendu les astreintes de nuit et de week-end. Les roulements permanents permettent de limiter les contacts, nous avons veillé à prévenir l’isolement par un dialogue permanent avec les équipes. Le traitement des déchets a été un peu plus perturbé : les déchetteries ont été fermées au grand public car les déplacements étaient alors interdits mais celle réservée aux professionnels est restée opérationnelle. L’unité de valorisation énergétique a fonctionné également à 100%. Seul le centre de tri a eu un rythme moins soutenu : nous avons stoppé temporairement le tri des déchets recyclables car les cabines de pré-tri ne garantissaient pas les distances réglementaires de sécurité. Pour autant, les chaînes de tri tournaient à vide régulièrement pour éviter une casse machine au redémarrage de l’activité. Nous avons repris le service le 27 avril en adaptant l’organisation, les équipements de protection pour nos opérateurs de tri et en leur donnant des consignes spécifiques, y compris concernant les masques et gants jetés par erreur dans les poubelles jaunes et qui peuvent être contaminés. Au 1er janvier 2022 nous aurons un nouveau process de tri sans cabine de pré-tri ; ce n’est pas lié au corona mais dans les faits cela permettra de maintenir des distances.
Un chantier important était commencé, il vise à supprimer la station d’épuration devenue obsolète d’une commune et la raccorder directement à la station d’épuration principale. C’est un chantier à 2M €. Il avait été sécurisé le temps du confinement, et nous préparons la reprise depuis deux semaines pour respecter les règles du guide de l’OPBTP. Ainsi comme il est supérieur à 760 000 €, un référent Covid complète les compétences du coordonnateur SPS. C’est une exigence supplémentaire de sécurité qui incombe au maître d’ouvrage, et à laquelle nous nous plions : nous avons établi un cahier des charges qui prévoit une phase préparatoire, un suivi en continu via trois visites par semaine et des visites complémentaires à notre demande.
La maîtrise de l’événement est nécessaire. Notre préparation (PCA) et l’implication de mes équipes ont contribué à cette sérénité. Je constate comme beaucoup d’employeurs, que la solidarité et la mobilisation ont été sans faille. Haganis est membre de l’association des exploitants des centres de traitement de déchets, cela a été utile pour me tenir informé des bonnes pratiques.

Mais nous sommes à Metz, donc au cœur de la pandémie. Ma seule crainte était donc liée au risque de contamination de mes collaborateurs. Dès qu’une crainte se faisait sentir chez l’un d’eux ou un proche, j’ai réagi rapidement en l’éloignant des équipes jusqu’à la levée de doute. Nous avions établi différents scénarios de taux de présence des effectifs pour anticiper les risques de dégradation possible de l’activité. Fort heureusement, nos collaborateurs n’ont pas été contaminés à ce jour.

 

Interview Jérémie Degrande - SMACL Assurances

Jérémie Degrande, DGS de la ville de Béthune


Nous ne pouvons pas être approximatifs dans nos décisions et nous devons les argumenter.


 
Le déconfinement demande beaucoup plus d’attention que la phase de confinement. En effet, la première phase relevait d’une série de réactions réflexes, flashs, prises dans l’urgence des annonces : nous avons fermé des services par principe de précaution, que nous pouvions rouvrir après examen plus attentif.   
Le déconfinement, rendu complexe par son caractère progressif, géographique, incertain, mouvant dans un espace-temps peu maîtrisable, demande plus d’analyses. Les agents et le public sont aujourd’hui mieux informés qu’en début de crise et leurs craintes plus justifiées. Nous ne pouvons pas être approximatifs dans nos décisions et nous devons les argumenter. Les exigences du CHSCT sont légitimement plus fortes.
Nous avons anticipé cette phase et nous nous sommes donnés plus de temps pour préparer ce retour relatif à la normale. J’ai pris l’habitude de comparer ce déconfinement aux enseignements des grandes batailles : il y a eu plus de pertes à l’occasion des replis, que sur les batailles elles-mêmes. D’où, l’impérieuse nécessité de bien les planifier.
Les agents sont les premiers acteurs, car il n’y a de sens au déconfinement que si le service public reprend progressivement son fonctionnement dans le cadre d’une résilience partagée.
La médecine préventive peut également être source d’expertise appréciée et rassurante.
Il est impératif de partager le plan de reprise d’activités avec les élus municipaux et les représentants du personnel, dans le cadre réglementaire du CHSCT.
Au-delà de la seule planification, il convient de faire évoluer les organisations en profondeur pour être mieux armé et préparé à tous types de crises. Les systèmes d’astreintes décisionnelles et opérationnelles doivent être affermis, les fiches réflexes annexées aux PCA/PCS doivent être actualisées et tenir compte des légitimes retours d’expériences liés à la crise Covid. "On ne fait bien que ce que l’on fait souvent" et en l’occurrence, les PCS et PCA relevaient très largement d’une planification théorique, non validées par les faits.
Pour positiver, la crise Covid présente l’intérêt de récréer du "sens" et du collectif. Dans le cadre d’appels à volontariat sur des actions diverses en lien avec la solidarité (distribution de repas, de masques,…), des agents ont su se mobiliser. Un sentiment de fierté évident émerge de cette crise, s’agissant de services publics qui ne se sont jamais arrêtés, voire, qui ont du se substituer à des secteurs privés et associatifs pénalisés. C’est un point d’appui pour une réécriture d’un projet d’administration.
À l’évidence, cette crise a mis en lumière une fracture : celle du numérique et de la compétence digitale. Il nous faudra aller plus loin sur ce point.
La collectivité n’a pas été impacté directement (à ce jour), dans ses rangs, par les effets de la pandémie. Les craintes de la reprise sont abordées sereinement, chacun ayant un seuil de résistance au stress très différent. Le recours à une assistance psychologique est systématiquement proposé en tout anonymat.
Un débriefing - avec un coach dédié à ce type d’exercice -, a d’ores et déjà été planifié pour les cadres de la collectivité, très sollicités. Il pourra être étendu le cas échéant aux services les plus exposés.



Interview Xavier Laisne - SMACL Assurances

Xavier Laisne, responsable environnement du travail et dialogue social, Communauté urbaine Grand Paris Seine & Oise (CU GPSEO)


La crise va renforcer notre culture de la prévention et de l’approche par risques.


 

L’essentiel des mesures prises a été maintenu en matière d’organisation et RH (télétravail étendu, horaires adaptés, …). Nous avons été contraints d’adapter les moyens de prévention et de communication au personnel. Cependant, le prolongement du confinement nous a obligés à développer l’aspect accompagnement psychologique et communication interne que nous essayons de structurer, nous avons diffusé un sondage sur le télétravail étendu et confinement. La CU GPSEO a fait le choix aussi d’imposer 5 jours de congés en avril, pour permettre à chacun de "souffler un peu" et d’organiser la reprise d’activité au mieux.
Le plan de reprise d’activités que nous avons travaillé à partir du 20 avril, au retour des congés scolaires, comprend deux axes : la définition des conditions de reprise en matière sanitaire et de prévention, de santé et d’organisation du travail et une méthode d’élaboration des plans de reprise par directions afin de prioriser les missions à reprendre et les plannings associés. Ce travail est en cours.

Des services et équipements publics devraient reprendre leurs activités progressivement à compter du 11 mai (déchetteries, espaces verts, chantiers de voirie), nous prendrons le temps de réfléchir aux conditions de leur ouverture. Le gouvernement a annoncé un point de situation et de vigilance toutes les trois semaines, nous resterons donc attentifs à toutes les annonces. Le télétravail restera sans doute majoritaire pour plusieurs directions et une identification des activités nécessitant une présence physique effective sera réalisée et accompagnée. Ce travail est mené en concertation avec les représentants du personnel, notamment en CHSCT.
Il est encore un peu tôt pour répondre concrètement à cette question car nous sommes encore immergés dans un mode dégradé lié à la crise sanitaire. À titre personnel, je pense que oui cet épisode nous apportera de nombreux enseignements. Tout d’abord, je pense que cela va renforcer notre culture de la prévention et de l’approche par risques. En interne, un retour d’expérience sera réalisé à la fin de cette crise et il est possible que nous formalisions une procédure en vue de gérer de futurs épisodes de crise de ce type.

Concernant la QVT, nous constatons que plusieurs collègues vivent difficilement ce confinement et ces contraintes à la fois professionnelles et parfois familiales. Des problématiques liées à la fatigue, à l’ergonomie des postes et à l’isolement social ont été clairement posées et sont à traiter.
En revanche, le télétravail a été largement étendu dans notre établissement et il sera sans doute installé plus durablement et de façon organisée car nous avons démontré qu’il est possible d’assurer une continuité de fonctionnement et de décision y compris à distance. L’enjeu sera demain davantage managérial car il faudra intégrer le télétravail comme une modalité d’organisation du travail "ordinaire".

 

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