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Organisation de manifestations : bonnes pratiques et partage d’expériences

Publiée le 05/10/2017
À Lille à l’occasion de la réunion d’information dédiée à la responsabilité des organisateurs de fête et manifestation, Bernard Baudoux, maire d’Aulnoye-Aymeries, Tony Leroux, directeur des services techniques de Berck-sur-Mer et Sylvain Rigaud, chargé de mission Réseau National des Maisons des Associations, ont fait part de leur expérience.

 > Bernard Baudoux, maire d’Aulnoye-Aymeries (10 000 habitants). La commune organise chaque été le festival "Nuits Secrètes" qui accueille 60 000 personnes durant 3 jours :
 
 La vigilance doit être exercée sur tous les points 

"Nous avons été les premiers à organiser une grande manifestation juste après l’attentat de Nice (en juillet 2016) et, bien sûr, nous nous sommes questionnés sur le maintien de cet événement. Nous l’avons maintenu, avec le soutien et l’aval du préfet avec qui nous avons revu le plan de sécurité et modifié certains aspects du festival. Désormais, il se déroule en lieu clos, avec un contrôle à l’entrée : certaines scènes, difficilement sécurisables ont dû être abandonnées comme les off, qui se déroulaient dans la rue et ne pouvaient être assurés…

Mais si les attentats captent notre attention, ils ne sont pas les seuls risques. Les élus sont responsables de tout, y compris des boissons et de la nourriture servis sur le lieu de la manifestation…
La solution, c’est d’être méthodique et bien entouré... On sait que le risque zéro n’existe pas, mais il faut prendre toutes les précautions pour qu’il n’y ait pas d’incident. Il est indispensable s’entourer de compétences, aller les chercher quand c’est nécessaire ; pour nous, les petites villes, les services de l’agglomération peuvent être un bon soutien, notamment juridique.

Mais il ne faut jamais oublier que c’est notre responsabilité d’élu qui est engagée. La vigilance doit être exercée sur tous les points, comme par exemple vérifier que le matériel qu’on utilise ou qu’on loue a un agrément écrit.
Et puis, même si c’est difficile, il faut savoir dire non, refuser la mise en place d’une manifestation pour laquelle vous jugez que le risque est trop important. Il faut garder à l’esprit que c’est la responsabilité civile et pénale de l’élu qui est engagée… et une bonne assurance, même la meilleure, n’obère pas cette responsabilité !"


> Sylvain Rigaud, chargé de mission Réseau National des Maisons des Associations* :
 
"Être bénévole n’exonère pas l’organisateur de sa responsabilité"
 
"Nous travaillons avec beaucoup de bénévoles et il n’est pas simple de leur faire prendre conscience de leur responsabilité en tant qu’organisateur. Il ne faut pas faire peur pour ne pas décourager les initiatives, mais c’est vrai que beaucoup de bénévoles tombent de haut quand ils se rendent compte de la densité de la check-list sécurité d’une manifestation. On est tout de suite dans le juridique.

Au-delà de la sécurité, organiser un événement, ça veut dire avoir le souci, l’obsession même, du détail : veiller à déclarer la diffusion de musique à la SACEM, utiliser un billet 3 souches pour les spectacles… Et être vigilant dans l’animation des bénévoles pour éviter la requalification en travail salarié.
Accompagner ne signifie pas dissuader les bonnes volontés, mais bien faire prendre conscience des obligations et des risques afférents.

Les maisons des associations sont des interfaces entre les villes et/ou les assureurs et les bénévoles. Nous sommes là pour orienter, accompagner les adhérents et leur permettre de mesurer et de gérer les risques. Nous avons un rôle d’information dans l’organisation d’un événement et nous aidons les organisateurs à mettre en avant les points de vigilance. Pour cette mission de conseil, nous sommes toujours en recherche d’outils, de guides de bonnes pratiques : notre assureur peut nous aider dans ce domaine."
*Le RNMA est composé de 80 Maisons des associations réparties en France

 > Tony Leroux, directeur des services techniques de la ville de Berck-sur-Mer (14 500 habitants) dont les Rencontres internationales de Cerfs-volants accueillent chaque année 800 000 visiteurs : 
 
Trouver le juste équilibre entre raisonnable et acceptable

"Le problème de la responsabilité dans l’organisation de manifestations est très prégnant à Berck, une station balnéaire, qui accueille donc des touristes, mais également des visiteurs lors des Rencontres Internationales de Cerfs-volants qui attirent jusqu’à 800 000 personnes sur 10 jours.

Nous avons intégré ce nouveau contexte du risque en modulant, par exemple, les horaires de livraison des commerces, et en particulier des restaurateurs qui se trouvent dans l’enceinte de la manifestation ; elles ne peuvent désormais avoir lieu que le matin pour mieux contrôler la circulation sur le site qui se doit d’être "sanctuarisé" ou encore en contractualisant avec de nouveaux services comme l’opération sentinelle et une fourrière pour toute la durée des Rencontres. 
C’est un événement important pour notre ville, et il bénéficie à ce titre de l’attention de tous… Autour de ce type de manifestation de grand rassemblement, l’ensemble des acteurs (État, département, commune…) sont réunis pour un objectif commun. Dans ce cas, nous sommes entourés de personnes avec des compétences dans différents domaines, ce qui est parfois moins évident pour les plus petites manifestations…

Ces nouvelles mesures de sécurité peuvent paraître contraignantes, parfois même un peu démesurées, mais la responsabilité du maire reste pleine et entière en cas d’incident… Avec les élus on arrive à trouver le juste équilibre entre raisonnable et acceptable pour la mise en œuvre de notre politique d’animations."


Pour aller plus loin, découvrez le témoignage de Floriane Gabriels, directeur général adjoint de la Mairie de Lille, dans SMACL Infos #62 :

 

 

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